Objectif : Connaître les différents outils de veille et leurs fonctions pour choisir le ou les outils adaptés aux objectifs des structures.

Qu’est-ce que la veille documentaire pour les associations ?

Trois définitions de la veille :

• « activité continue en grande partie itérative visant à une surveillance
active d’un domaine,... pour en anticiper les évolutions » (AFNOR)

• « La veille informationnelle est l’ensemble des stratégies mises en place pour rester informé, en y consacrant le moins d’effort possible en utilisant des processus de signalement automatisés » (J.P. Lardy)

• « Rassembler et diffuser une information pertinente au service d’un projet de société démocratique constitue le socle de la veille citoyenne d’information » Définition d’infOGM

Trois mots clés :

Information pertinente : C’est un élément à la fois incontournable et difficile à évaluer. Comment juger qu’une information est pertinente ? Quels sont les critères qui déterminent qu’une information est pertinente ? et à quelles fins ?

Itératif/rester informé : La veille suppose de déterminer des sources clés pour assurer une « surveillance automatique » des sites clés sur une fréquence déterminée (quotidien, hebdomadaire, mensuel, etc).

Anticiper les évolutions/projet de société démocratique : la veille repose sur les principes d’intelligence collective et de partage. Elle implique de la collaboration pour assurer la participation de nos structures aux débats, pour être en capacité de proposer et d’agir.

Quatre questions préalables à se poser :

– Les objectifs de la veille : Comment le travail de veille s’intègre aux activités de l’association ? Quelle est la politique éditoriale et l’enjeu de la veille dans les activités de l’association ?

– Comment sélectionner les documents pertinents ? Pour qui est destinée la veille ?

– Comment contextualiser et traiter l’information ? L’information recherchée est-elle disponible au grand public ? y a-t-il des informations réservées à certains acteurs, difficiles à obtenir ? Sous quelles formes les informations sont-elles accessibles ?

– De quelle manière pouvons-nous faire circuler/transmettre la veille collectée ? Comment la veille peut être un levier de communication ? Comment mettre en débat cette veille et réussir à en faire un objet politique ?

Phase 1 : Comment sélectionner ? Comment délimiter le périmètre de la veille ?

Le simple fait de trier l’information, rend celle-ci subjective. Il est donc nécessaire de poser des règles :
• La pertinence d’une information se définit selon si elle répond à l’objectif de la structure.

• Identifier les sources d’information potentielles : réseaux sociaux, sites institutionnels, sites associatifs, presse en ligne, liste de discussions. Cela
s’appelle le "sourcing" qui s’accompagne, généralement, de l’évaluation de la "qualité" des sources : en fonction de la date de mise à jour, de la véracité des sources des documents, de l’auteur du document.

• Il faut déterminer les types de supports (vidéos, analyses, fiches d’expériences), les langues, les thématiques que l’on souhaite utiliser et
diffuser.

La veille est citoyenne, documentaire, informationnelle, juridique selon l’objectif qu’on lui fixe.. Par exemple, le travail de recherche, de synthèse d’études de l’Institut Veblen lui amène à devoir se tenir informé des nouvelles parutions, de l’actualité économique et politique au quotidien. On peut qualifier la veille réalisée de veille documentaire et informationnelle.
Le Réseau Semences Paysannes effectue une veille juridique avec des sources précises (sites sur les droits français, européen international) avec des sources bien ciblées. Cette veille appuie les actions de plaidoyer du réseau de Semences Paysannes.

InfOGM réalise une veille citoyenne qui vise à fournir un cadre de vigilance et de contre expertise sur des sujets difficile à aborder. Pour InfOGM, faire de la veille c’est : "fournir la production et diffusion d’informations analysées et contextualisées, peu disponibles au grand public (ou disponibles sans analyses), sous différentes formes (papier, web, régulière ou non). Pour InfOGM, "la veille est orientée en fonction d’une information contrôlée, honnête (qui exprime différentes positions) tout en affirmant des convictions." "InfOGM estime la veille comme un service au public donc se pose la question de quelle partie pris".

Ritimo, à travers le site www.rinoceros.org relaie les analyses et initiatives citoyennes (journaliste indépendant, chercheur, associatif, syndicaliste) en quatre langues. Il réalise une veille citoyenne en valorisant les vidéos, articles, ouvrages et en assurant des traductions destinées au public francophone.

Vigilance : Si vous souhaitez faire référence à un article, il faut s’assurer de la licence qui définit les termes du partage et de la diffusion du contenu d’un site. De plus en plus de sites, notamment associatifs, sont régies en fonction de l’une des six licences Creative Commons(CC) http://creativecommons.org qui facilitent la diffusion et le partage des œuvres et des informations. Pour les sites américains, il existe ce que l’on appelle le « fair use » qui est une clause de la législation américaine concernant les droits d’auteur, et qui autorise la diffusion sans l’acquisition préalable de droits, si celle-ci est réalisée de façon limitée et à dans un but non lucratif.

Phase 2 : Des outils de COLLECTE : surveiller et capitaliser

= PULL : L’information est recherchée et extraite par l’utilisateur : Utilisation des moteurs de recherche (google, google [1], recherche avancée, le moteur de recherche : Scrutari sur le site de la coredem), revue de presse, sites communautaires.

= PUSH : L’information est envoyée automatiquement vers l’utilisateur. L’information a été programmée en fonction d’une combinaison de mots clés, de ses préférences et de critères préétablis.
L’avantage, c’est l’automatisation, la régularité mais le risque est de se faire submerger et de ne pas maîtriser les outils (lettres d’information, flux rss, listes de diffusion, alertes, etc.)

COLLECTER SUR UN THÈME

Google alertes : http://www.google.fr/alerts?t=3&hl=fr
Elles permettent de recevoir les pages nouvellement publiés sur le Web qui contiennent des termes recherchés. Un tri est toujours nécessaire par la suite pour réaliser notre propre sélection. L’alerte assure une première sélection périodique de l’information. Elle permet de surveiller l’évolution d’un thème, les travaux d’un auteur, d’une institution, les nouveaux articles d’une revue.

Procédure : Ouvrir un compte sur www.google.fr/alerts -> sélections Mots clés-> sélection des types de documents (site, vidéos revue, etc) -> fréquence de réception des résultats-> réception du message par mail, ou par flux RSS (via google reader).

Il est possible de supprimer l’alerte à tout moment et cela prend effet instantanément.

Une alerte sur Google scholar est possible également. La démarche est la même mais les sources sont différentes.
Il suffit d’aller dans la partie google scholar (http://scholar.google.fr/schhp?hl=fr) > créer une alerte mail

COLLECTER SUR DES SOURCES SPÉCIFIQUES

S’inscrire aux lettres d’information : C’est une lettre réalisée par une organisation qui a un site web et qui propose d’envoyer régulièrement par courrier électronique des informations brèves et récentes associées au site et aux activités de la structure. Elle permet de suivre l’évolution d’un site : les dossiers d’actualité, le sommaire des publications, les nouvelles vidéos, etc. La fréquence de diffusion d’une lettre d’information est variable (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, etc.) selon les structures et la nature de l’information (législatives, journalistiques, universitaires, récits de vie, etc.). Pour recevoir la lettre d’information, il suffit de s’abonner via le site.

Vigilance : Certains sites revendent leurs listes de mails (les adresses des abonnés à la lettre d’information) à des sites qui s’en servent comme liste d’envoi pour de la publicité par exemple.

S’abonner aux listes de diffusion : Dans le milieu associatif, différentes listes de diffusion existent afin de partager largement des informations entre structures qui travaillent généralement de prés sur une thématique, sur une région, etc. exemple : liste thématique, liste d’un collectif d’associations, l’auberge de la solidarité (pour s’inscrire : aubergedelasolidarite-subscribe@yahoogroupes.fr).

Fil/flux RSS ou Atom :
Un flux RSS/Atom fournit un résumé des nouveautés d’un site : généralement un titre, une description synthétique et un lien vers la page d’origine de l’information. Il permet de retrouver les actualités du site sur le support choisi : mail, marques-pages, compte yahoo, etc. et donc d’éviter d’aller visiter le site régulièrement.

Les réseaux sociaux peuvent être une source de veille en s’abonnant aux comptes des acteurs (journalistes, partis politiques, personnalités politiques, chercheurs, associations, etc.) que l’on souhaite suivre au quotidien. Cela suppose d’avoir soi-même un compte.
Outre Facebook ou twitter, il existe les pendants libres qui assurent le respect de la vie privée, ce qui équivaut pour les structures associtives, d’assurer une confidentialité et sécurité de nos données hors des sentiers batus des publicités, notamment.
Pour la fonction de microblogging, il y a identi.ca qui connait une utilisation croissante d’associations. Diaspora ont les mêmes fonctionnalités que Facebook :https://joindiaspora.com

Que faire pour des sites sans flux Rss ou Atom ?

Nous vous recommandons d’utiliser le navigateur internet Firefox. En plus d’être un navigateur libre, il propose plusieurs fonctionnalités pour collecter et organiser sa veille :
– Lire des flux RSS directement à partir du navigateur.
– Les Marques pages : S’abonner à partir de son navigateur (firefox, etc.)
– Télécharger UpdateScanner : C’est une extension sous le navigateur Mozilla/firefox qui permet d’enregistrer l’adresse url d’un article et de suivre la mise à jour des pages Web. Dés qu’un article ou un site vous intéresse, vous pouvez le sauvegarder en le classant dans Updatescanner. Les informations sont sauvegardées dans la rubrique affichage > Panneau Latéral Update Scanner.

PHASE 3 : comment ORGANISER et VALORISER la veille ?

Avoir un compte Delicious : Au lieu de sauvegarder des signets sur son navigateur, on les sauvegarde sur une page internet publique (que l’on peut rendre privée aussi) en y mettant des tags (mots clés) ce qui organise davantage la veille et permet de les partager avec d’autres. De ce fait, delicious permet de référencer davantage de pages, de manière plus souple. Il y a une dimension réseau social puisqu’en cliquant sur l’onglet "réseau" on peut afficher les signets d’autres personnes ou organisations que l’on veut suivre. On peut aussi envoyer des signets à d’autres.

Sur le site partage des eaux (www.partagedeseaux.info), il y a environ 3 000 signets, accumulés en deux ans.

Il existe deux manières de mettre en ligne sur delicious :
– via l’icône delicious d’un site pour partager un article sur votre compte : en cliquant dessus et en étant déjà connecter, l’article s’inscrit sur votre compte delicous. Il reste à ajouter un court résumé et des tags.

– si il n’ y a pas d’icône "delicious", insérer directement les informations de l’article sur votre compte delicious (titre, lien url, idées principales, résumé et tags/mots clés)

Les agrégateurs de flux

Netvibes :
C’est un portail qui permet de recevoir, en un seul et unique endroit, tous les fils RSS auxquels l’utilisateur est abonné. Il a la fonction d’agrégateur de flux RSS. C’est consultable de tout ordinateur.Cela nécessite la création d’un compte utilisateur, avec une adresse mail. Il est possible de rendre sa page publique

Netvibes permet de constituer votre propre tableau de bord (Dashboard), mis à jour automatiquement en temps réel. A partir d’une interface unique, vous pouvez suivre les actualités de nombreux sites, ou bien faciliter pour d’autres internautes l’accès à l’information.

Google reader : Il a le même fonctionnement que Netvibes puisqu’il ne nécessite aucune installation mais avec un format différent.

Si vous utilisez déjà gmail (la messagerie de google), votre identifiant et mot de passe vous permettent d’accéder à tous les services de google qui nécessitent une authentification.
L’interface de google reader est très proche de gmail. Le fonctionnement est le même que pour mail. Il suffit que le site sélectionné ait un flux RSS ou atom.

PHASE 4 : Outils de TRANSMISSION et DIFFUSION de la veille ?

Une fois les informations récoltées et organisées, il existe plusieurs manières de traiter l’information :

– Créer un site de veille : InfOGM, Rinoceros.org qui nécessitent une organisation par mots clés, par thématiques, par types de documents, par ordre chronologique pour pouvoir structurer et organiser l’ensemble des documents.

– Faire des résumés et synthèses sous la forme d’un dossier thématique : Le site Partage des eaux valorise et rassemble sur un même dossier thématique diverses sources par des courts synthèses ou la sélection d’informations clés pour le traitement du sujet. http://www.partagedeseaux.info/article537.html

– Envoie de la veille sur une liste de diffusion par thématique (exemple : eau), par types d’acteurs (réseau Ritimo ou Réseau Semences Paysannes).

– Créer sa propre lettre d’information
"Si l’envoi est destiné à moins d’une centaine de destinataires : Utiliser votre système de courriels et formater votre message au format MIME multipart/alternative. Ce format permet d’avoir, dans le même courriel, une version HTML et une version texte du même message. Il sera possible d’insérer des images, des liens. Plus simplement, vous pouvez attacher au courriel la version pdf de la terre d’information. N’oubliez pas de découvez l’envoi en 3 ou 4 lots d’adresses mails pour fluidifier le processus d’envois massifs.

Si l’envoi est destiné à plus d’une centaine de destinataires : installer sur un serveur (de préférence d’un logiciel libre) l’utilisation d’une liste de diffusion. Il existe les serveurs libres suivants : sympa (www.sympa.org), Mailman (www.list.org), phplist (www.phplist.com). Il existe des hébergeurs associatifs qui fournissent une installation et une maintenance mutualisées : lautre.net (http://lautre.net), infini.fr (http://infini.fr), web4all.fr (www.web4all.fr)1.

– Valoriser par twitter, delicious et facebook :
faire apparaitre sur son site (page d’accueil et toutes les autres pages), la veille de twitter et delicious pour assurer un canal de partage supplémentaire.
Ajouter des icônes delicious et twitter pour faire en sorte que l’internaute puisse partager sur son propre réseau construit sur leur compte twitter et delicious : exemple Partage des eaux.

Mutualiser les veilles par la création d’un comité d’acteurs. Pour infOGM, la veille permet de constituer des réseaux d’alerte sur des sujets où le débat démocratique est limité voire absent. La veille est un levier pour s’approprier des sujets, des informations où il y a des enjeux sociétaux.

Voir aussi :
– L’association des professionnels de l’information et de la documentation (ADBS) : http://www.adbs.fr/
Vous trouverez des articles de la revue Documentaliste-Sciences de l’information, des ouvrages, le retour sur des journées d’étude organisées sur différents sujets sur la veille, le langage 2.0, les normes et standards.

– Outils-réseaux, Initier et accompagner les pratiques coopératives, en s’appuyant sur des outils Internet. vous trouverez des fiches pratiques autour des outils internet : http://outils-reseaux.org
Introduction à la veille numérique : http://outils-reseaux.org/ContenuVeillebis

– Commandez le guide libre associaiton de l’APRIL et retrouvez l’explication des fonctions des logiciels libres selon vos besoins : http://guide.libreassociation.info/

– La veille documentaire : veille et méthodologies de veille : http://www.slideshare.net/Bachr/session-1-veille-et-mthodologie-de-veille

– CITEDOC : Les fiches méthodes (analyser un système d’information, concevoir une veille informationnelle)
http://www.citedoc.net/index_bis.php?page=outils

– Université de Rennes : Développer une veille personnelle avec les alertes, les fils RSS et les pages personnalisables. Urfist de Rennes
http://www.sites.univ-rennes2.fr/urfist/ressources/developper-une-veille-personnelle-avec-les-fils-rss-et-la-syndication-de-contenus?destination=ressources